Kürzlich hatte ich die Situation, dass eine Führungskraft einen Abwesenheitsantrag in der Inbox hatte für eine Abwesenheitsart, die eigentlich nicht genehmigungspflichtig ist. Es hätte also gar kein Genehmigungsworkflow gestartet werden dürfen. Merkwürdigerweise war die beantragte Abwesenheit auch bereits im Infotyp verbucht. Auch konnte man den Antrag in der Inbox weder Ablehnen noch Genehmigen, beides lief auf ein Fehler.
Wie kam es also zu dieser Situation?
Der Mitarbeiter hatte einen Antrag mit einer genehmigungspflichtigen Abwesenheitsart gestellt, wie z.B. Urlaub.
Bevor der Genehmiger diesen Antrag bearbeitet hat, wurde der Antrag vom Antragsteller jedoch nochmal abgeändert. Dies ist über das Stift-Symbol möglich. Dabei wurde dann eine nicht genehmigungspflichtige Abwesenheitsart gewählt, wie z.B. Abbau Überzeit.
In diesem Fall wird der Antrag ohne Genehmigungsprozess durchlaufen und die Abwesenheit wird kurz darauf direkt in den Infotyp geschrieben durch den Verbucherreport.
Jedoch gab es ja bereits einen laufenden Workflow mit einem Workitem in der Inbox des Genehmigers und dieser wurde nicht beendet. Stattdessen wurde in dem Workitem sogar die beantragte Abwesenheitsart aktualisiert, obwohl für diese Abwesenheitsart ja gar keine Genehmigung erforderlich ist und sogar bereits in den Infotyp geschrieben war.
Auch in der Antragsdatenbank spiegelt sich das Problem wider. Der Antrag stand dort im Status ‘POSTED‘ und der Workflow-Status auf ‘STARTED‘.
Ich habe das Szenario dann mit einer Zweiten, nicht genehmigungspflichtigen Abwesenheitsart getestet, also Urlaub erfasst und vor Genehmigung die Abwesenheitsart geändert. Hier wurde jedoch der laufende Workflow korrekterweise beendet.
Als ich beide Abwesenheitsarten in der V_T554S_WEB verglichen habe, ist mir aufgefallen, dass bei der problembehafteten Abwesenheitsart ein Workflow gecustomized war, obwohl diese ja nicht genehmigungspflichtig ist. Der Workflow wurde jedoch nur verwendet, um eine Info-Mail zu versenden.
Die Workflow Checkbox ließ sich leider nicht deaktivieren (vermutlich weil es schon Anträge zu der Abwesenheitsart gibt). Aber es scheint, als führt dieses Workflowcustomizing dann zu Inkonsistenzen, wenn in einem laufenden Antrag von einer genehmigungspflichtigen Abwesenheitsart zu einer nichtgenehmigungspflichtigen gewechselt wird.
Dieser Post nur als Erinnerung, falls ich nochmal in so eine Situation laufe. Vielleicht habe ich dann die Chance, es zu verifizieren.